Blogg

Egen företagare i molnet

10 dec 2017

Är du rörmokare, elektriker, golvläggare eller annan typ av hantverkare med egen firma? Då kan det finnas anledning för dig att undersöka marknaden för molntjänster för att underlätta arbetet med att driva ditt företag. Här berättar vi kort om vad molntjänster är för något och vad du som företagare kan ha för nytta av dem

Molnet – vad är det?

När man talar om att ladda upp till eller hämta saker från molnet låter det som att den data vi skickar flyter runt i luften runt omkring oss. På ett sätt stämmer det ju eftersom mycket av internettrafiken går via trådlösa anslutningar, men platsen där informationen hamnar är i högsta grad fysisk. Här talar vi om stora serverhallar fyllda med hårddiskar som samverkar och tillsammans bildar en plattform för att lagra data och tillhandahålla tjänster.

Lagring och tjänster

Vad är det då för tjänster som man kan ha nytta av som egenföretagare? Ja, till att börja med finns alla de vanliga program som du använder; mail, ordbehandlingsprogram, kalkyleringsprogram osv, tillgängliga som molntjänster. Fördelen med att använda mjukvara över webben är att programmen blir tillgängliga överallt, tillsammans med all din data. Du spar tid och pengar på att slippa bekymra dig över IT-frågan och kan i stället ägna dig åt att driva din firma. Du har tillgång till alla dina kund- och projektuppgifter vart du än befinner dig, via mobiltelefonen, laptopen eller surfplattan.

Bokföringstjänster som automatiskt räknar ut skatt och moms, samt skickar fakturor och påminnelser till kunderna, är ett otroligt bra verktyg för småföretagaren.

Problemfritt

Du behöver aldrig mer oroa dig för att datorn ska krascha eller att du ska slarva bort information om kunder eller projekt. När information lagras i molnet ser leverantören till att det också finns flera backuper på flera olika håll. Det är mycket genom säkerhetstänk och kundbemötande som leverantörerna av molntjänster konkurrerar, så det är viktigt för dem att kunna erbjuda säkerhet och bra support.

Användarvänligt

När man läser igenom texterna på molnföretagens webbplatser är det lätt att bli förvirrad av all IT-jargong och nya uttryck. Men för dig som användare behöver det verkligen inte bli särskilt krångligt. I själva verket har du alltid tillgång till de senaste uppdateringarna av de program du använder, allt paketerat i ett lättförståeligt gränssnitt. Stöter du på något du inte förstår är supporten bara ett telefonsamtal bort, redo att hjälpa dig.

Slå en signal till en molnleverantör och berätta om vad du har för behov i ditt företag så kommer du att få hjälp att teckna ett avtal som passar just dig. En molntjänst är alltid skalbar, du betalar bara för den del du faktiskt använder. Är aktiviteten hög vid någon tidpunkt betalar du endast för den högre datorkapaciteten då den används och inte hela månaden.

3D skrivare på frammarsch

6 dec 2017

Det har varit i ropet den senaste tiden detta med 3D skrivare. Och, nej, det är inte humbug eller någons önsketänkande. Framtiden är redan här. Ett av de företag som har gjort verklighet av den innovativa drömmen är Ricoh som har tagit fram en så kallad SLS-skrivare för prototyptillverkning. Att ha en skrivare som kan skriva ut den prototyp som du har gjort i datorn sparar ofantligt med tid. Men det är inte bara inom prototyptillverkning som 3D skrivarnas framtid ser ut. Vi ser även ett användningsområde inom mode, mattillverkning och material inom vitt skilda områden, till exempel inom byggbranschen. Snart kan vi skriva ut våra tegelstenar, fönster, bestick, porslin och så vidare. I en snar framtid kanske vi inte behöver längre besöka klädesaffärerna, utan kan beställa hem kläderna med hjälp av en skrivare? Det är snart bara fantasin som sätter stopp för innovationer och möjligheterna inom utskriftsområdet.

Så långt framtiden

I dag har vi skrivare – än så länge i våra hem – till det vi alltid haft dem till; skriva ut dokument från datorn, och bilder. Antingen i svart/vitt eller i fyrfärgs-tryck.  Vissa internetföretag har fortfarande fortfarande ”hängslen” och ”livremmar”. Detta då de både skriver ut viktigadokument samtidigt som man lagrar informationen digitalt. De flesta myndigheter har även både fysisk och digital information eftersom man ännu lever i övergången mellan den fysiska informationen (papper i mappar och pärmar) och i digital form. Än så länge har planerna från Bryssel (läs EU) inte riktigt nått alla delar i vårt svenska samhälle, som till exempel digitaliseringen inom sjukvården. En satsning som inte riktigt har nått alla patienter och som endast fungerar i delar av den.

Ekonomiska aspekter av skrivare

En skrivare fungerar idag som vilken annan dator. Här lagras stora mängder information, om man jämför med skrivarna bara tio år bort. Tid är pengar och det gäller fortfarande än i dag. Att ha den information som man behöver tillgänglig i skrivaren underlättar för den som vill ha stora mängder data utskriven. Samtidigt får data som sparas i skrivaren konsekvenser för företagens och privatpersoners säkerhet. Att inte bara spara data i en skrivare – utan att även kunna radera data – är lika viktigt. Då är det viktigt att köpa rätt sorts skrivare för din verksamhet. Köper du en skrivare till ditt hem, behövs sällan så avancerade skrivare som de man behöver på våra kontor. Oftast krävs endast en skrivare för utskrift av diverse dokument och bilder som vi vill spara för framtiden. Men den som tycker det är underhållande att ha en 3 D skrivare hemma, kan säkert ha stor nytta av en sådan, om det så bara är för sakens egen skull.

 

Hur kan man som tandläkare ha nytta av molntjänster?

1 dec 2017

Kan en klinik eller en privat tandläkarmottagning ha nytta av att flytta sin IT-verksamhet och dokumentation till en molntjänst? Det korta svaret vi vill ge är – ja, precis som alla andra företag har man mycket att vinna på att migrera till molnet som det heter. När man pratar om molntjänster kanske många tänker på IT-företag och andra företag i databranschen, men molntjänster handlar ju inte om tekniken i sig utan är ett sätt att hantera information, lagring och applikationer på en icke-fysisk plats där de är tillgängliga (för användaren) varifrån som helst.

I en tandläkares fall kan det vara två aspekter av molntjänster som känns särskilt intressanta – att lagra dokumentation och att sköta bokningar och annan administration.

Lagring av dokumentation

En tandläkarmottagning måste kunna lagra enorma mängder information om patienter, ofta tunga filer som röntgenbilder. För att spara allt detta lokalt krävs hårddiskar och servrar som måste installeras, synkroniseras och sedan underhållas regelbundet. Väljer man att lagra sin dokumentation hos en leverantör av en molntjänst sköter i stället leverantören allt det tekniska, som företag betalar man bara en månadsavgift och har sedan tillgång till hur mycket datautrymme som helst. Informationen går att komma åt för alla medarbetare som har inloggning. All den mjukvara som behövs kan också göras tillgänglig via molntjänsten.

Patientsäkerhet

Många företagare känner tveksamhet för att lägga ut känslig information på en molntjänst, och som tandläkare är det ju patientinformation man lagrar. Säkerheten hos en seriös leverantör är dock minst lika hög som i ett internt IT-system, om inte högre. Leverantörer av molntjänster lägger stor vikt vid säkerhet och flera olika typer av skydd samverkar för att hålla användarnas information säker. All information finns dessutom säkerhetskopierad på flera ställen och som användare är man alltid skyddad mot information försvinner, vilket den ju kan göra när den lagras lokalt vid exempelvis en brand eller en hackerattack.

Göra bokningssystemet externt

Att slippa ifrån stora servrar och datorbekymmer är också den främsta fördelen med att göra exempelvis ett bokningssystem externt. Många leverantörer av molntjänster tillhandahåller skräddarsydda bokningssystem som man kan använda för patientbokning.

När man använder mjukvara som finns i molnet blir den tillgänglig varifrån som helst, programmen är alltid uppdaterade till de senaste versionerna och är lätta att att använda. Skulle något problem uppstå behöver man inte vänta in en IT-tekniker på lunchrast utan kan lätt chatta eller slå en telefonsignal till supporten. De flesta seriösa leverantörer satsar stort på support och användarvänlighet, i längden är det det som får kunderna att stanna kvar.

Skalning och kundtillgänglighet

Hur bra kundbemötande ett företag har är alltså viktigt när man ska välja en bra leverantör. En annan sak som kan vara bra att titta närmare på är hur mycket man kan anpassa tjänsterna till sina behov, så kallad skalning. I regel ska man inte behöva betala för datorkraft man inte utnyttjar och en bra leverantör omfördelar sina resurser och serverkraft mellan kunderna efter deras aktuella behov utan att användarna märker något.

Hur en städfirma kan ha nytta av molntjänster

1 dec 2017

Städbranschen är ett typiskt exempel på en bransch som har mycket att vinna på att använda sig av molntjänster. Den är mobil, vilket innebär att medarbetarna ofta befinner sig ute på uppdrag och det finns ett behov av samordning. Många resor i tjänsten innebär också behov av lätthanterliga redovisningsverktyg. Det är även en bransch med många uppdrag och ofta många kunder vilket kräver smidig bokföring och fakturering.

En del företagare har en ganska vag och ofullständig bild av molntjänster som någonting ganska krångligt, dyrt och onödigt. En bild som helt klart motsägs av den växande skara företag som ”migrerar till molnet” och upptäcker att kostnader för IT, kommunikation och felsökning istället sjunker drastiskt. Dessutom kan den smidigare administrationen som molntjänster ger göra att medarbetarna upplever en större frihet, samtidigt som de har större överblick över verksamheten.

På kontoret minskar behovet av servrar och datorer. Ansvaret för detta ligger istället på leverantören av molntjänsten, liksom ansvaret för säkerheten. Mail- och bokföringsprogram ligger också i molnet och skyddas av leverantörens säkerhetslösningar.

Överblick

Ett städföretag har framför allt ett stort behov av samordning och synkronisering. Blir någon medarbetare sjuk behöver dennes uppdrag täckas upp av någon annan. Men en webbportal för personalbesättning kan samordnaren hålla koll på hela personalstyrkan och lätt få tag i en ersättare. Vikarier får en bra överblick över uppdrag som behöver utföras och kan anmäla sitt intresse.

Resor

Medarbetare som kör bil mellan uppdrag kan enkelt redovisa körsträckor och eventuella kostnader till molnet och informationen hamnar automatiskt i bokföringen. Görs andra typer av resor kan även de fyllas i på ett smidigt sätt. De flesta leverantörer av molntjänster har dessa applikationer för tjänsteresor. Detta gör att all information snabbt lagras och delas upp i rätt poster och att det är lätt att gå bakåt och få överblick över tidigare resor.

Bokföring och fakturering

Alla program för bokföring, fakturering och annat finns tillgängliga som molntjänster. Programmen ligger då inte installerade på kontorets hårddiskar utan finns i molnet, alltid uppdaterade till den senaste versionen av mjukvaran. Personalen kommer åt programmen från vilken mobil plattform som helst, mobil, laptop eller surfplatta. Perfekt för chefen för det lilla företaget som både har bokföringsansvar och jobbar ”på golvet” och behöver kunna sköta administration från flera olika platser under en dag.

Förutom de välkända programmen finns även exempelvis faktureringstjänster där leverantören hjälper till med utskick och påminnelser om fakturor.

Stor variation

Som företagare går det lätt att hitta de tjänster man har behov av och de flesta leverantörer erbjuder många olika typer av paket för att säkerställa att man bara betalar för det man verkligen behöver. När man letar leverantör är det bra at titta på företagets säkerhetslösningar och hur bra support de har. Molntjänster är alltid användarvänliga och smidiga att använda, men om man stöter på något man inte förstår eller om det blir fel någonstans är det viktigt att man har tillgång till bra och hjälpsam support.

Som företagare behöver man inte tveka över att flytta sin administration till molnet, man har allt att vinna.

Hur kan ett byggföretag dra nytta av molntjänster och mobil teknik?

1 dec 2017

Allt fler företagare tar steget att flytta sin administrativa verksamhet till det så kallade molnet. ”Molnet” är det begrepp som kommit att användas för externa IT-tjänster, där användarnas information och dokument lagras på externa servrar, ständigt tillgängliga från vilken dator, mobil eller surfplatta som helst. Dessutom har användarna ständigt tillgång till mjukvara de tidigare bara kom åt på kontoret, eftersom de fanns installerade på de fasta datorerna. En molntjänst tillhandahåller de program användarna behöver och gör dem tillgängliga via en vanlig webbportal.

Att använda sig av molnet är ett sätt för företag att göra sin IT-lösning billigare och mer flexibel. Den befrämjar och underlättar samarbete mellan medarbetare och gör överföring av information smidigare och snabbare.

Smidigt i alla branscher

Att använda sig av molntjänster är något som alla företag kan ha nytta av, inte bara företag i IT-branschen. I byggbranschen till exempel används ju en stor mängd visuell dokumentation i form av ritningar, kalkyler osv som med hjälp av en molntjänst kan göras snabbt tillgänglig för konstruktörer, byggare osv. Vill arkitekten göra en ändring kan hon göra det från sitt kontor och samtidigt kan snickaren på bygget se det i sin surfplatta eller dator på platskontoret. Behöver kunden tillfrågas om något som rör bygget kan man lätt illustrera sin fråga med skisser och förslag på ritningar. Koordinationen av de olika typer av hantverk som ska göras under ett bygge kan göras enklare och därmed minska tidsåtgången och risken för missförstånd.

Alltid uppdaterat

Att hålla koll på arbetstider, resor och luncher för all personal blir mycket smidigare när alla kan rapportera in information i realtid. Kontorstjänster som sköts av ekonomiansvarig, sekreterare eller samordnare kan skötas både från kontoret eller hemifrån eller på väg till ett möte.

Alla de gamla bekanta programmen som Word och Excel går att få tillgängliga i en molntjänst, men även ett stort utbud av nyare program. Stor vikt läggs vid användarvänlighet och support. Mjukvaran uppdateras löpande och användarna har alltid tillgång till den senaste versionen av programmet. Dessutom använder alla samma version av mjukvaran vilket ökar kompatibiliteten.

Viktigt med support

Kostnader för installationer och systemdrift undviks och personalen kan fokusera på det som är viktigast för företaget, istället för att ägna tid åt att försöka få datorerna att fungera som de ska. Behöver personalen hjälp finns den tillgänglig direkt med ett knapptryck eller ett telefonsamtal. Det finns många olika molntjänster att välja mellan och när man som företag ska välja tjänst bör man förutom kostnad och tillgängliga tjänster även väga in företagets kundtillgänglighet och support.

Bättre helhetsbild och samarbete

Det finns mycket att vinna för ett byggföretag att flytta hela eller delar av sin administration till molnet. Det som kan låta krångligt på papperet blir i själva verket väldigt enkelt, vilket medarbetarna snart inser. Att komma in i det nya arbetsflödet går fort och en chef som satsat på molntjänster märker snart att kreativiteten och arbetslusten hos personalen ökar i takt med att de får en bättre helhetsbild av arbetet inom organisationen.

Kan en advokatbyrå ha nytta av molntjänster?

1 dec 2017

Vilken nytta kan en advokatbyrå ha av så kallade molntjänster, som erbjuder backup, program och andra tjänster via webben? Kan man förvara uppgifter om klienter hos en leverantör av en molntjänst, eller strider det mot personuppgiftslagen? Det är frågor som just nu är högst intressanta, men inte helt lätta att svara på.

Molntjänster

Molntjänster är ett samlingsnamn för de olika tjänster som förmedlas via webben till en användare från en leverantör. ”Molnet” består i själva verket av en stor mängd servrar, som samverkar för att generera enorm datakraft och lagringsutrymme. Ett företag kan prenumerera på olika typer av pakettjänster, från enkel backup av hårddiskarna till kompletta lösningar med lagring, mjukvara och andra tjänster, som till exempel fakturering.

Det är med andra ord möjligt för ett företag att helt slippa driften av ett IT-system, där man måste tillhandahålla och underhålla datorer och se till att hålla systemet igång. Detta möjliggör såklart en mer slimmad organisation där medarbetarna kan ägna sig åt det som är viktigt för företaget och spar även utrymme.

Alla kontorsjobb som vanligtvis kräver lokalt installerad mjukvara kan utföras via molntjänster, exempelvis kan man få tillgång till hela officepaketet via webben utan att ha det installerat på sina egna datorer. En advokatbyrå kan välja att låta sina medarbetare rapportera sina arbetstider till en molntjänst, som då håller räkningen på arbetade timmar, semestrar, löner osv.

Det finns molntjänster för fakturering och bokföring, epost, videokonferenser och mycket annat.

Åtkomst

Med molntjänster är informationen och tjänsterna inte låsta till specifika datorer på kontoret, utan finns tillgängliga från vilken dator, mobiltelefon eller surfplatta som helst för de användare som har tillgång till systemet. Företagets administratör (t ex VD:n) kan välja vilka anställda som ska ha tillgång vilken information och tjänster. Detta gör medarbetarna mer mobila och underlättar även kommunikationen inom företaget.

För en advokatbyrå kan dessa former av mobila tjänster vara till stor nytta, då mycket av arbetet sker ”ute på fältet”, på möten med klienter eller i rätten till exempel. Med snabb tillgång till information och möjlighet till virtuella möten förenklas arbetet betydligt inom byrån.

Skalning

En annan fördelaktig aspekt med molnet är möjligheten till skalning, dvs att systemet anpassas efter hur mycket användaren utnyttjar för tillfället, och att användaren bara betalar för den del man använder. Detta gör att dator. Och serverkraft inte behöver stå outnyttjad och kosta pengar i onödan. Leverantörens servrar omfördelas dit de behöver och en användare har alltid obegränsat med kraft till sitt förfogande, men kan också helt avstå från att använda systemet.

Klientinformation och personuppgiftslagen

Att spara information om klienter på externa servrar är smidigt, men det är viktigt att man väljer en leverantör som kan garantera att informationen behandlas enligt personuppgiftslagen (PUL). Det är alltid företaget som har ett personregister som är ansvarigt för uppgifterna och ansvaret kan inte delegeras över till någon annan hur som helst. Däremot kan man skriva ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören där det tydligt framgår vilka krav som ställs på sekretess osv. För en advokatbyrå torde det vara lätt att hitta en bra, smidig och samtidigt laglig lösning.

TEKNIKGUIDE FÖR FÖRETAG

På lur.nu skriver vi om allt som har med teknik och företagande att göra. Få hjälp med att välja rätt teknisk utrustning som mobiler, surfplattor, datorer med mera för att ta din verksamhet till nya höjder.