Så lyckas ni med distansarbete

I våras så blev det helt plötsligt mycket aktuellt att kunna erbjuda sina medarbetare distansarbete. Det blev inte längre en förmån för att låta medarbetare arbeta hemifrån någon dag i veckan utan en absolut nödvändighet för att kunna fortsätta med verksamheten utan att de anställda skulle riskera att drabbas av Covid-19.

Även om det givetvis inte går att distansarbeta i alla branscher så visade det sig snabbt att många fler företag än tidigare trott kan anpassa sig till att alla eller vissa av medarbetarna arbetar hemifrån eller från annan plats - något som många har önskat, men som inte alla arbetsgivare har varit öppna för. Lustigt med tanke på att Sverige är ett av de länder där den digitala infrastrukturen är bäst utbyggd i hela världen och man har pratat om dessa idéer i över 20 år.

Många vinster med arbete på distans

Distansarbete kommer med stor sannolikhet att bli ett kvarstående fenomen även när pandemin har lagt sig. Det blev tydligt att det fungerar bra i många verksamheter och att anställda även fortsatt kan göra åtminstone delar av sitt jobb på distans. Här kan både företag och anställda spara på utgifter i form av mindre resor (vilket dessutom ger mindre koldioxidutsläpp!) och mindre omkostnader för lokaler om man satsar på detta för framtiden.

Anställda känner ofta att de får en högre livskvalitet när de kan spara tid på resor till och från jobbet och många uppgifter som annars krävde att man tog ledigt kan nu utföras ändå tack vare att man redan är hemma, till exempel jobb som utförs i hemmet av hantverkare.

Genom distansarbete kan man i vissa fall även minska behovet av VAB då det ofta går att få jobbet gjort hemifrån medan det sjuka barnet vilar. Många medarbetare trivs även bättre i sin hemmiljö och får därmed mer gjort än om de sitter på kontoret. Men detta är förstås individuellt och bör diskuteras med varje anställd för att hitta en passande modell.

En ytterligare fördel med distansarbete är att de anställda blir mindre platsbundna. Kanske kan någon flytta ut till sitt sommartorp där de mår mycket bättre än hemma i lägenheten och du som arbetsgivare får helt plötsligt tillgång till många fler kandidater på arbetsmarknaden och kan välja de allra bästa oavsett vilken ort de bor på.

Rätt utrustning krävs för effektiv digital kommunikation

För att kunna göra jobbet effektivt så krävs det dock att man bygger upp en struktur med väl fungerande digitala verktyg och bra arbetsutrustning som gör det möjligt att sköta jobbet professionellt även hemifrån.

Visst kan man säga att det räcker med en laptop med internetuppkoppling, men ska dina anställda jobba på distans under längre perioder så är det viktigt att de har ergonomisk arbetsutrustning även på hemmaplan. Det kan bli aktuellt att flytta kontorsstolar, datorskärmar och belysning till de anställdas hem, eller köpa in ytterligare utrustning så att det finns dubbla uppsättningar både på kontoret och hemma. Det kan initialt bli dyrare, men planerar man smart så går det kanske att minska ner på behovet av arbetsplatser på kontoret och på så sätt spara mer på lång sikt.

Det finns många smarta verktyg som underlättar digital kommunikation. Dels i form av hårdvara som bra mikrofoner och webbkameror med riktigt bra kvalitet men även appar och program som underlättar samarbete. På den här sidan hittar du många bra exempel på molnlösningar och olika appar som kan hjälpa i arbetet samt även råd gällande vilken utrustning som kan behövas.

Viktigt med det sociala på jobbet

Den del som många anger att de saknar när man gör enkätundersökningar gällande distansarbete är den sociala aspekten av jobbet. Det kan kännas tråkigt att mestadels sitta själv hemma och arbeta och enbart kommunicera med sina kollegor när det gäller en specifik arbetsuppgift eller under möten. Den informella kommunikationen som sker när man sitter bredvid varandra eller träffas vid kaffeautomaten på kontoret går lätt förlorad - och det är ofta där som lösningen av problem sker och nya idéer uppstår.

Även om de anställda fortsätter att arbeta på distans i huvudsaklig utsträckning så är det värdefullt att ha någon form av avstämningar veckovis eller kanske till och med skapa virtuella fikastunder. Som arbetsgivare bör man alltså tänka till rejält kring hur detta kan lösas, både för att de anställda ska trivas och för att inte missa goda möjligheter till problemlösning och utveckling av verksamheten. Det bästa tipset här är att fråga de anställda direkt vad de behöver och vad som skulle få dem att må bra vid fortsatt distansarbete. Det finns säkerligen många fina idéer där ute som du bör ta vara på.

10 jun 2020

TEKNIKGUIDE FÖR FÖRETAG

På lur.nu skriver vi om allt som har med teknik och företagande att göra. Få hjälp med att välja rätt teknisk utrustning som mobiler, surfplattor, datorer med mera för att ta din verksamhet till nya höjder.