Städbranschen är ett typiskt exempel på en bransch som har mycket att vinna på att använda sig av molntjänster. Den är mobil, vilket innebär att medarbetarna ofta befinner sig ute på uppdrag och det finns ett behov av samordning. Många resor i tjänsten innebär också behov av lätthanterliga redovisningsverktyg. Det är även en bransch med många uppdrag och ofta många kunder vilket kräver smidig bokföring och fakturering.
En del företagare har en ganska vag och ofullständig bild av molntjänster som någonting ganska krångligt, dyrt och onödigt. En bild som helt klart motsägs av den växande skara företag som ”migrerar till molnet” och upptäcker att kostnader för IT, kommunikation och felsökning istället sjunker drastiskt. Dessutom kan den smidigare administrationen som molntjänster ger göra att medarbetarna upplever en större frihet, samtidigt som de har större överblick över verksamheten.
På kontoret minskar behovet av servrar och datorer. Ansvaret för detta ligger istället på leverantören av molntjänsten, liksom ansvaret för säkerheten. Mail- och bokföringsprogram ligger också i molnet och skyddas av leverantörens säkerhetslösningar.
Ett städföretag har framför allt ett stort behov av samordning och synkronisering. Blir någon medarbetare sjuk behöver dennes uppdrag täckas upp av någon annan. Men en webbportal för personalbesättning kan samordnaren hålla koll på hela personalstyrkan och lätt få tag i en ersättare. Vikarier får en bra överblick över uppdrag som behöver utföras och kan anmäla sitt intresse.
Medarbetare som kör bil mellan uppdrag kan enkelt redovisa körsträckor och eventuella kostnader till molnet och informationen hamnar automatiskt i bokföringen. Görs andra typer av resor kan även de fyllas i på ett smidigt sätt. De flesta leverantörer av molntjänster har dessa applikationer för tjänsteresor. Detta gör att all information snabbt lagras och delas upp i rätt poster och att det är lätt att gå bakåt och få överblick över tidigare resor.
Alla program för bokföring, fakturering och annat finns tillgängliga som molntjänster. Programmen ligger då inte installerade på kontorets hårddiskar utan finns i molnet, alltid uppdaterade till den senaste versionen av mjukvaran. Personalen kommer åt programmen från vilken mobil plattform som helst, mobil, laptop eller surfplatta. Perfekt för chefen för det lilla företaget som både har bokföringsansvar och jobbar ”på golvet” och behöver kunna sköta administration från flera olika platser under en dag.
Förutom de välkända programmen finns även exempelvis faktureringstjänster där leverantören hjälper till med utskick och påminnelser om fakturor.
Som företagare går det lätt att hitta de tjänster man har behov av och de flesta leverantörer erbjuder många olika typer av paket för att säkerställa att man bara betalar för det man verkligen behöver. När man letar leverantör är det bra at titta på företagets säkerhetslösningar och hur bra support de har. Molntjänster är alltid användarvänliga och smidiga att använda, men om man stöter på något man inte förstår eller om det blir fel någonstans är det viktigt att man har tillgång till bra och hjälpsam support.
Som företagare behöver man inte tveka över att flytta sin administration till molnet, man har allt att vinna.